Niet langer vinken, maar vonken!

Het nieuwe beoordelen

Ga het hele jaar door met je werknemers in gesprek. Niet alleen over hun verbeterpunten, maar vooral ook over hun ontwikkeling en ambities. En stap af van het idee dat jij de baas bent die ondergeschikten vertelt wat ze goed en fout doen; stel je op als coach die zich inspant om het beste uit zijn collega’s te halen. Dat is het nieuwe beoordelen in een notendop.

Tekst
Heleen Boex



Twee of hooguit drie keer per jaar ga je als werkgever in een kamertje tegenover je medewerkers zitten. Een noodzakelijk kwaad, voor beide partijen. Eerst stel je vast wat er het komende jaar moet gebeuren. Vervolgens bekijk je of de werknemer op koers ligt met het uitvoeren van zijn doelen. Als alle doelen bereikt zijn, krijgt de medewerker bij het derde gesprek een pluim, in de vorm van een goede beoordeling. Meestal is daaraan ook nog een salarisverhoging gekoppeld. Zo gaat het ieder jaar opnieuw. Doelen stellen, bijsturen, beoordelen en belonen. Voor de werknemer levert het stress op dat hij wordt afgerekend op de plannen die hij niet heeft gerealiseerd en dat zijn salaris daarvan afhankelijk is gemaakt. En voor de leidinggevende is het ook geen pretje om één keer per jaar als een soort boeman een ‘goed’- of ‘fout’-stempel op zijn medewerkers te drukken.

Geen jaarlijks oordeel meer, maar permanente feedback – vooral van collega’s met wie de medewerker veel samenwerkt, maar ook van klanten waar hij vaak over de vloer komt

Amerpoort: geen eenrichtingsverkeer meer

Teams van zorginstelling Amerpoort hebben sinds een aantal jaren meer vrijheid om eigen beslissingen te nemen. Bij die grotere verantwoordelijkheid past geen jaarlijks functioneringsgesprek met een manager die vertelt wat je als medewerker goed of fout doet. Begin vorig jaar kreeg de afdeling P&O dan ook de vraag om een alternatief te bedenken voor dit traditionele beoordelen. P&O-adviseur Kristel Dalmeijer en haar collega’s bij Amerpoort gingen aan de slag, maar niet zonder de hulp van collega’s uit alle lagen van de organisatie in te schakelen. ‘We wilden een nieuw soort functioneringsgesprek ontwikkelen waarvoor groot draagvlak zou zijn. Dan heb je de hele organisatie nodig.’ Alle medewerkers van Amerpoort kregen de uitnodiging om hierover mee te denken. Die consultaties resulteerden in vijf werkvormen om het functioneren van medewerkers te bespreken. ‘Daarbij is het de bedoeling dat teamleden een groepsgesprek voeren over elkaars functioneren. Hoe ze dat doen, is hun eigen keuze.’

In de prille praktijk van het functioneringsgesprek nieuwe stijl merkt Dalmeijer dat veel teams ervoor kiezen om de persoonlijke kwaliteiten van de leden centraal te stellen in het teamgesprek. ‘Waar krijg je energie van? Waar liggen je talenten? En welke vaardigheden wil je nog ontwikkelen? Het antwoord op zulke vragen geeft veel meer inzicht in je eigen functioneren dan een beoordelingsgesprek met je manager, waarbij toch vooral sprake is van eenrichtingsverkeer.’

Amerpoort heeft het nieuwe teamgesprek over functioneren bewust niet al te rigide vormgegeven. ‘Het is een lopend proces waarin we nog zoeken wat het beste werkt. Wat voor de een goed uitpakt, is voor de ander juist vervelend. Dus als je een één-op-ééngesprek met je leidinggevende erg op prijs stelt, kan dat nog steeds.’

Vader op zoon

Als deze manier van beoordelen voornamelijk energie en tijd kost, zonder dat daar meer enthousiasme op de werkvloer tegenover staat, waarom gaan we er dan mee door? Het beoordelen op productiviteit, zoals de meeste bedrijven dat kennen, zit diep geworteld in ons systeem. Het komt voort uit het industriële tijdperk, waarin fabrieken ontstonden en de oriëntatie van burgers verschoof van de kleine kring (familie, dorp) naar het grotere geheel (politieke partij, vereniging, vakbond enzovoort). ‘In deze periode ontstond een duidelijke scheiding tussen werk en privé’, weet Jan de Kramer, adviseur arbeidsverhoudingen bij AWVN. ‘Dat zorgde ervoor dat je in het werkdomein op andere gronden werd beoordeeld. Het was niet meer vanzelfsprekend – zoals in de agrarische samenleving – dat je smid werd, omdat je vader dat ook was. Ook al bakte je niks van het smeden, je bracht op deze manier de bestaande orde tenminste niet in gevaar.’ Bij het werken in de fabriek is instandhouding van de bestaande orde minder relevant. Daar is het bovenal van belang of je genoeg bijdraagt aan de productie. Doe je je werk naar behoren? En levert het genoeg op? ‘De beoordeling vindt achteraf plaats; mensen hebben dan niet meer de kans om eventuele misstappen te corrigeren. De nadruk in deze systematiek ligt op het aansturen en controleren van de medewerkers.’

Wereldburgers

Precies op dat punt begint de schoen te wringen. Want de baas staat steeds minder boven zijn mensen en steeds meer tussen zijn mensen, als hun gelijke. ‘We zien veel werkgevers die bezig zijn met sociale vernieuwing’, zegt Valentijn Verpaalen, adviseur arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen bij AWVN. ‘Dat leidt tot meer invloed van de medewerkers op het eigen werk, bijvoorbeeld in zelfsturende teams. De leidinggevende is hierin steeds meer de gelijke van de medewerker. Maar toch zet hij één keer per jaar een andere pet op en vertelt hij zijn medewerker hoe die functioneert en welk salaris daarbij hoort. Dat klopt niet meer met de sociale vernieuwingen op andere vlakken van de organisatie van het werk.’ De meer egalitaire verhouding tussen werkgever en werknemer past in een samenleving waarin informatie een belangrijke productiefactor is geworden en de economie steeds meer steunt op dienstverlening. In die samenleving zijn we allemaal wereldburgers en bepalen we zelf bij welke groepen we horen. Daarbij hoort ook een andere houding ten opzichte van werk en werkrelaties, legt De Kramer uit. ‘Werknemers gaan andere eisen stellen aan werkgevers. Werk wordt minder belangrijk als levensinvulling, het wordt meer een manier om geld te verdienen. Om het werk aantrekkelijk te houden, moeten werkgevers meer focussen op talentontwikkeling. Ze nemen niet meer alleen een kandidaat aan omdat die bepaalde vaardigheden in huis heeft, maar vooral ook omdat hij past in de organisatie.’

Dé beste vorm van beoordelen bestaat niet, maar er is wél een optimale vorm voor elk bedrijf

ABN AMRO: waardering en energie

De nadruk in de eindejaargesprekken bij ABN AMRO lag meestal op het cijfer en de daaraan gekoppelde variabele beloning. ‘Het waren vaak heel mathematische gesprekken’, zegt Martijn Meiberg, als people developer werkzaam bij ABN AMRO. ‘Niet gericht op de motivatie en ontwikkeling van medewerkers, maar op de vraag waarom je met een drie werd beoordeeld in plaats van een vier.’ Het beoordelingssysteem frustreerde werknemers meer dan dat het hen motiveerde. ‘Daar wilden we van af’, zegt Felix Bartelomij, hoofd people development bij de bank. ‘Geen doelen meer van bovenaf opleggen. Teams bepalen met elkaar wat hun doelen zijn en stellen die steeds bij. Ook medewerkers stellen hun persoonlijke doelen op. De progressie van medewerkers wordt niet meer bepaald door één cijfer per jaar, maar door samen gesprekken te voeren. Over de gestelde doelen, over wat goed gaat en nog beter kan. Daar past bij dat je elkaar regelmatig feedback geeft, niet maar één keer per jaar.’

Een continu gesprek met collega’s dat niet de nadruk legt op wat in het verleden verkeerd is gegaan, maar op de kwaliteiten en talenten van de medewerker. Bartelomij: ‘Feedback geven en krijgen – van je team, van klanten – moet vanzelfsprekend worden. Het zorgt ervoor dat je blijft groeien in je werk.’ En het hoeft helemaal niet veel tijd te kosten, denkt Meiberg. ‘Je kunt iemand ook even bellen vanuit de auto om hem te complimenteren met het project dat hij heeft afgerond. Het gaat erom dat het een gewoonte wordt, dat het geven van feedback steeds onderdeel wordt van de manier van samenwerken.’

Voor de bank, waar het ‘geobjectiveerd’ beoordelen van mensen diep in de organisatie is verankerd, is het een grote verandering. Maar ook een verandering die het werkplezier en de motivatie van het personeel ten goede komt, daarvan is Bartelomij overtuigd. ‘Het eindejaargesprek was een jaarlijks moment dat vaak tot teleurstelling leidde. Met dit nieuwe beoordelen krijgen medewerkers meer waardering – niet alleen uitgedrukt in geld – en veel meer energie.’

Lef en vertrouwen

Die verschuiving van harde criteria (vaardigheden) naar softe criteria (persoonlijkheid, talent) heeft ook haar weerslag op de beoordelingssystematiek. Een leidinggevende pakt er aan het eind van het jaar niet meer een formulier bij om af te vinken of de medewerker zijn vaardigheden goed heeft ingezet en zijn doelen heeft gerealiseerd. In plaats van dat jaarlijkse oordeel komt permanente feedback, vooral van collega’s met wie de medewerker in kwestie veel samenwerkt, maar ook van klanten waar hij vaak over de vloer komt. Verpaalen: ‘Daar leert een werknemer veel meer van. Juist met directe feedback kan hij gericht werken aan het eigen functioneren.’ De leidinggevende krijgt meer de rol van coach. Hij staat niet boven, maar naast zijn medewerkers. En die geeft hij de ruimte om te vonken: om zelf verantwoordelijkheid voor hun werk te nemen, te ontdekken waar ze al goed in zijn en welke talenten ze verder willen ontwikkelen.
Voor het nieuwe beoordelen is lef nodig, en vertrouwen in de mensen die je in huis hebt. ‘Als bedrijf moet je goed bedenken waar je heen wilt en hoe je de beoordeling van je werknemers beter kan laten aansluiten bij je organisatiedoelen. Vervolgens moet je het aan een team kunnen overlaten om zelf invulling te geven aan die doelen, zelf te bepalen wat ervoor nodig is om beter te presteren. Dé beste vorm van beoordelen bestaat niet, er is wél een optimale vorm voor elk bedrijf. Het is de kunst om die te vinden, of liever: met je medewerkers samen te ontwikkelen. Die inspanningen betalen zich uiteindelijk uit in een bedrijf dat wendbaarder is en in medewerkers met meer motivatie.’

Het nieuwe beoordelen volgens AWVN
Er zijn vele wegen die naar het nieuwe beoordelen leiden. Welke weg u inslaat, bepaalt u zelf. AWVN kan u op weg helpen door met u te onderzoeken waaraan binnen uw bedrijf behoefte is. Met behulp van de praatplaat (bovenaan deze pagina) die AWVN voor dit gesprek heeft ontwikkeld, bepalen we samen welke aspecten van het nieuwe beoordelen passen bij uw bedrijfshistorie, -cultuur en uw medewerkers. AWVN kan op basis van deze verkenning een plan van aanpak maken, waarin we beschrijven welke stappen nodig zijn om te komen tot een nieuw beoordelingsmodel.

Meer weten? Neem contact op met Valentijn Verpaalen (v.verpaalen@awvn.nl), Gaby Soffner (soffner@awvn.nl), René van Lieshout (lieshout@awvn.nl) of met de AWVN-werkgeverslijn: werkgeverslijn@awvn.nl of 070 850 86 05.
 
Valentijn Verpaalen is adviseur arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen bij AWVNValentijn Verpaalen
is adviseur arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen bij AWVN
 
 
 
 
Gaby Soffner is organisatieadviseur bij AWVNGaby Soffner
is organisatieadviseur bij AWVN
 
 
 
 
René van Lieshout
is adviseur belonen bij AWVN

Geplaatst op 26 maart 2018