Tips voor inclusief HR-beleid

Werkgevers leren van elkaar in succesvolle leerpilot

Steeds meer werkgevers bieden kansen aan mensen met een arbeidsbeperking. Aan HR-afdelingen nu de uitdaging om inclusie duurzaam en structureel in te bedden in de organisatie en het (HR-)beleid. Hoe dat te bereiken? Dat was de centrale vraag van de leerpilot ‘Inclusief HR-beleid’, die AWVN dit voorjaar samen met Start Foundation organiseerde.

Tekst
Kees Jan van Kesteren
Illustratie
Studio Vonq

De banenafspraak, het geloof in de kracht van diversiteit en social-returnverplichtingen leiden ertoe dat steeds meer werkgevers ruimte bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In de praktijk lopen zij bijna allemaal tegen dezelfde problemen aan. Dat was voor AWVN en Start Foundation de reden om de leerpilot ‘Inclusief HR-beleid’ te organiseren. Meer dan twintig werkgevers, met ruime ervaring op het gebied van inclusief werkgeven, deden hieraan mee. De pilot was opgezet volgens de ‘intervisiemethode’: de deelnemers vormden vier werkgroepen en inventariseerden met elkaar – ondersteund door experts van AWVN – de belangrijkste knelpunten én oplossingen op het gebied van inclusief werkgeven.

HR-professionals hebben behoefte aan een effectiever doelgroepregister

Meetbaarheid

Werkgevers willen weten en laten zien hoe inclusief hun organisatie is. Een van de werkgroepen boog zich dan ook over de vraag hoe meetbaar inclusie is. ‘Onze klanten stellen regelmatig vragen over inclusie. Voor ons is het dus van wezenlijk belang om de correcte informatie te hebben. Ook omdat je als werkgever wilt weten welke ondersteuning medewerkers nodig hebben en of daarvoor subsidies of regelingen bestaan’, aldus pilotdeelnemer Sanne Giesen van facilitair dienstverlener ISS.

Het verzamelen van de relevante gegevens begint al bij de intake van de werknemer. De privacywetgeving bepaalt hierbij wat wel en niet is toegestaan: veel privacygevoelige informatie over medewerkers mag niet worden vastgelegd. Om duidelijkheid te scheppen, heeft de werkgroep ‘Meetbaarheid inclusie’ de specialisten van AWVN gevraagd om een privacyhandreiking te maken (zie kader op pagina 27). Daarnaast onderstreepte de werkgroep het belang van een structureel en efficiënt administratie- en monitoringssysteem. Te vaak is de administratie nu nog ongestructureerd en daarmee onduidelijk.

Personeelsprocessen en organisatie

Een veelomvattend onderwerp als inclusie werkt door in de hele HR-organisatie. Zowel in de periode dat de kandidaten worden geselecteerd als tijdens hun dienstverband moet de werkgever extra inspanningen verrichten. Bijvoorbeeld omdat extra vormen van ondersteuning nodig blijven. De werkgroep ‘Personeelsprocessen en organisatie’ bracht op dit gebied een groot aantal knelpunten en oplossingen in kaart.

Het bleek dat HR-professionals behoefte hebben aan een effectiever doelgroepregister. Dit om gemakkelijker kandidaten te kunnen vinden die geschikt zijn voor de voorhanden vacatures. Daarbij hoort informatie over de (potentiële) medewerker, onder andere over het type beperking, de inzetbaarheid, benodigde begeleiding en loonwaarde.

Een organisatie leert het meest van de ervaringen bij een eerste plaatsing

Een succesvol voorbeeld in dit kader is de gemeente Amsterdam, waar sinds 2014 elk jaar 42 extra banen voor de doelgroep worden gecreëerd. Daarmee loopt de gemeente voor op de doelstelling. Dat is echter niet vanzelf gegaan. Het Amsterdamse projectteam gaat actief op zoek naar managers en afdelingen die de doelgroep een kans willen geven, neemt administratieve rompslomp uit handen en blijft ook na de plaatsing beschikbaar, zowel voor werknemer als manager, om nazorg te bieden en eventuele problemen onderweg op te lossen. Zoals projectleider Obbe Willebrands, die ook deelnam aan de leerpilot, het samenvat en andere werkgevers adviseert: ‘Niet eerst beleidsnota’s maken, draagvlak creëren of arbeidsanalyses laten maken, maar gewoon durven en doen.’

Borging en draagvlak

Dat zegt ook Sven Romkes, namens ABN AMRO aanwezig bij de leerpilot. ‘Je hoeft niet alle processen te stroomlijnen. Het meeste leert een organisatie van de ervaringen bij een eerste plaatsing.’ Dan gaat het bijvoorbeeld om drempels die ontstaan door gebrek aan draagvlak, discussies over de precieze financiering of de structuur van de organisatie.

Het creëren van draagvlak binnen de organisatie was voor veel deelnemers een belangrijk onderwerp. Ondersteuning van het management is onmisbaar, maar zonder ondersteuning op uitvoerend niveau is het lastig om de plaatsing succesvol te laten verlopen. De werkgroep ‘Borging inclusie’ adviseerde daarom zoveel mogelijk een bottom-upbenadering of een mix van top-down en bottom-up. Maar er is geen wondermiddel om alle geledingen van de organisatie mee te nemen. ‘Intensieve communicatie binnen de organisatie is in elk geval cruciaal’, zegt deelnemer Laura van den Hurk van adviesbureau Accenture.

Leerpilot is voor alle inclusieve werkgevers nuttig

Start Foundation
Start Foundation, die de totstandkoming van de leerpilot ‘Inclusief HR-beleid’ ondersteunde, is een onafhankelijke, maatschappelijke investeerder.
De organisatie wil werk creëren voor mensen die onvoldoende in staat zijn om zelfstandig een baan te vinden en mogelijke drempels. Start Foundation financiert bestaande initiatieven en initieert ook zelf onderzoeken, pilots en projecten.

Om discussies over financiële consequenties te vermijden, stelde de werkgroep verschillende modellen voor. Een optie is bijvoorbeeld om medewerkers met een arbeidsbeperking in eerste instantie vanuit een centraal budget te betalen en daarna, geleidelijk, naar de afdelingsbudgetten over te brengen. Romkes: ‘Bij ABN AMRO zijn we dit proces gaan versnellen. Dit is een direct gevolg van de gesprekken tijdens de leerpilot. Zo betrek je leidinggevenden namelijk veel actiever bij de carrièrekansen van deze medewerkers en maak je hen medeverantwoordelijk.’

De werkgroep besprak ook of het nodig is de structuur van een organisatie te veranderen om inclusie te kunnen borgen. Duidelijke aanspreekpunten zijn van belang, klonk het. Voor kleinere organisaties kan het raadzaam zijn een medewerker als kwartiermaker aan te wijzen. Grotere organisaties hebben soms baat bij een (kleine) projectorganisatie.

In- en doorstroom

Inclusieve werkgevers lopen al jaren tegen problemen aan met de in- en doorstroom van medewerkers met een arbeidsbeperking. Een flink deel van deze problemen wordt veroorzaakt door wet- en regelgeving. Om daar beter inzicht in te krijgen, initieerde de werkgroep ‘In- en doorstroom medewerkers’ een praktische pilot in Amsterdam.

Op de korte termijn beoogt deze pilot bij te dragen aan een succesvolle en duurzame plaatsing van circa tweehonderd mensen met een arbeidsbeperking op beschikbare arbeidsplekken bij grote werkgevers in de regio Amsterdam. Voor de lange termijn is het doel om een innovatieve werkwijze te ontwikkelen waarop werkgevers, de gemeente Amsterdam en het Amsterdamse Werkgeversservicepunt kunnen samenwerken. Deze werkwijze wordt ontwikkeld door het hele plaatsingstraject stap voor stap te doorlopen en zo een voor een de drempels te identificeren en op te lossen.

AWVN-dienstverlening inclusief werkgeven
AWVN gelooft in de toegevoegde waarde van een divers personeelsbestand en inspireert, stimuleert en ondersteunt daarom werkgevers om ruimte te maken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Via het programma ‘Werkgevers gaan inclusief’ bindt AWVN meer dan zevenhonderd werkgevers. AWVN informeert en ondersteunt individuele werkgevers, maar ook werkgeversnetwerken en regionale werkbedrijven. Zoals de Zelfcoach en goed praktijkvoorbeelden verzamelen.

Zelfcoach
De vrij toegankelijke en gratis Zelfcoach is een online tool van AWVN, bedoeld voor werkgevers die met vragen zitten over participatie en inclusie in hun organisatie. Het is een instrument waarmee de werkgever ‘zichzelf kan coachen’ en bevat veel informatie, tips, actiepunten en praktijkvoorbeelden.

Good practices
Praktijkverhalen om andere werkgevers te inspireren en motiveren.

Op www.denormaalstezaak.nl (de site van het inclusieve werkgeversnetwerk De Normaalste Zaak) vindt u praktijkvoorbeelden en praktische informatie over inclusief werkgeverschap.

Vervolgpilots

De leerpilot had als doel om de deelnemers te laten leren van elkaar en hun ervaringen in de praktijk. Dat doel is bereikt. Van den Hurk (Accenture): ‘Ik vond het heel prettig om te horen dat het gangbaar is dat je tegen bepaalde barrières aanloopt. En om ervaringen te delen over hoe je die doorbreekt.’ Willebrands (gemeente Amsterdam) vond het productief om concrete ervaringen te delen. ‘Zo wordt het heel praktisch en bereik je veel meer dan met het opzetten van nieuwe beleidstools. Het is nu echt tijd om inclusie gewoon te gaan doen!’

‘We zijn echt de diepte ingegaan door bij elke sessie een paar uur lang één bepaald onderwerp uit te spitten’, vertelt Romkes (ABN AMRO). ‘Dat tilt de discussies onmiskenbaar naar een hoger niveau en laat het commitment van de deelnemers zien.’ Dat commitment blijkt ook uit het sectorale samenwerkingsverband van banken en verzekeraars dat naar aanleiding van de leerpilot is opgezet door verschillende deelnemers. Ze doen dit samen met werkgeversnetwerk De Normaalste Zaak en AWVN. Romkes: ‘Vrijwel alle banken en verzekeraars hebben zich hier inmiddels bij aangesloten. Zij proberen actief geschikte medewerkers met een beperking te vinden, bijvoorbeeld door groots opgezette meet and greets.’

Naast de pilot in Amsterdam en dit sectorale samenwerkingsverband hebben alle werkgroepen geprobeerd hun discussies te vertalen in concrete handvatten. Een goed voorbeeld hiervan is de brochure over privacywetgeving. Volgens Giesen (ISS) was de leerpilot daarmee niet alleen nuttig voor de deelnemers, maar voor ook voor andere inclusieve werkgevers in Nederland. ‘Het heeft echt veel opgeleverd. Ik hoop dat dit een vervolg krijgt.’

Brochure ‘Privacy versus transparantie’
Veel werkgevers willen hun inspanningen op het gebied van inclusiviteit meten en inzichtelijk maken. Het is belangrijk dat zij hierbij rekening houden met de privacywetgeving. Transparantie en privacy kunnen immers op gespannen voet staan met elkaar. Op verzoek van de werkgroep ‘Meetbaarheid inclusie’ bracht AWVN in juni de brochure ‘Privacy versus transparantie’ uit.

Deze handreiking geeft praktische informatie over hoe werkgevers hun activiteiten op het gebied van inclusief werkgeven transparant kunnen maken binnen de kaders van de privacywetgeving. Waarom een werknemer tot de doelgroep voor de banenafspraak behoort en onder welke no-riskpolis hij of zij valt, mag niet in de boeken. Maar wat mag wel, welke mogelijkheden hebben werkgevers? Download deze brochure.

Geplaatst op 20 september 2017