Zeven redenen om over te gaan op individueel roosteren

Individueel roosteren heeft vooral voordelen voor werknemers, wordt vaak gedacht. Maar juist ook voor werkgevers kan het interessant zijn om meer maatwerk en flexibiliteit in te voeren in de werktijden. Zeven redenen om over te gaan op individueel roosteren.

Tekst
Peter Hagesteijn
Illustratie
Studio Vonq

Hogere productiviteit

Mensen zijn biologisch verschillend. Dat is een van de belangrijkste redenen om überhaupt na te denken over individueel roosteren. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat er uitgesproken ochtend- en avondtypes zijn. Kenmerk van deze chronotypes is dat zij productiever zijn op verschillende tijdstippen van de dag. De wat ouderen onder ons hebben in hun eigen leven zelf stapje voor stapje de ontwikkeling ervaren van avond- (puber/twintiger) naar ochtendtype (volwassene). De meeste organisaties houden echter bij het vormgeven van de roosters nauwelijks rekening met biologische verschillen. Solidariteit – de lusten en lasten onderling gelijk ver­delen – blijkt in de praktijk vaak belangrijker dan de vraag hoe werknemers zo productief mogelijk kunnen zijn.

Ouderen duurzaam inzetbaar

Veroudering gaat gepaard met veranderingen in het menselijk lichaam. Mensen die op onregelmatige tijden of in ploegen werken, ervaren daarom bepaalde (reeksen van) diensten als (steeds) zwaarder naarmate zij ouder worden.
Door op basis van maatwerk in andere reeksen te gaan werken, blijven werknemers langer inzetbaar. Zij hoeven dan niet per se minder te gaan werken. Deeltijdwerk is overigens wel beter op te vangen in een omgeving die uitgaat van individueel maatwerk dan in een omgeving die uitgaat van een vaste, collectieve basis. Dit biedt meer perspectief voor werknemers die actief bij het arbeidsproces betrokken willen blijven, maar daarvoor niet voltijd ter beschikking staan.

Individueel roosteren
Welke vormen van individueel roosteren zijn er zoal? Enkele varianten.

Voorkeurrooster
Hierbij houdt de roostermaker zoveel mogelijk rekening met de wensen van werknemers. Dat kan door hen te plaatsen in een groep die alleen vroege diensten of juist voornamelijk late diensten draait. Er wordt ingespeeld op individuele wensen zolang dat een rooster oplevert dat aan de bezettingseisen voldoet. In de zorg gebeurt dit vaak door harde en zachte wensen van werknemers te onderscheiden, waarmee de roostermaker vervolgens zoveel mogelijk rekening houdt.

Shiftpicking
Ook bekend als intekenroosters. Dit is een variant waarbij niet de werkgever het rooster maakt, maar de werknemers. Hierbij levert de werkgever een leeg rooster op, dat alleen het aantal en het soort benodigde diensten vermeldt. Werknemers die aan de eisen voldoen, schrijven in op bepaalde diensten of stellen een persoonlijk rooster samen uit die diensten. Vaak gaat dit in rondes. Bijvoorbeeld: in de eerste ronde tekenen de werknemers in, de tweede ronde staat in het teken van herschikking door de werknemers en in de derde ronde keurt de leidinggevende het rooster goed, eventueel na een laatste herschikking door de roostermaker.

Zelfroosteren
Hierbij bepaalt het team of de afdeling alles zelf, zowel wat betreft de inhoud van het werk (wat doen we?) als de tijd (wanneer doen we dat?), zolang dat binnen de doelstellingen van de organisatie gebeurt. Daarbij kan men het werk blijven vertalen in diensten, maar ook de roosters organiseren vanuit de activiteiten die moeten worden verricht of de output die men wil realiseren.

Bron: Individueel roosteren in de ploeg. Uitgave van het NCSI, maart 2015.

Meer weten over de dienstverlening van AWVN op het gebied van individueel roosteren? Neem contact op met uw eigen adviseur of de arbeidstijdmanagementspecialisten van AWVN. Deze bereikt u via de AWVN-werkgeverslijn, 070 850 86 05, werkgeverslijn@awvn.nl.

Samen met softwareontwikkelaar Intus, gespecialiseerd in dienstroosterplanning, personeelsplanning en projectplanning, biedt AWVN ondersteuning bij de implementatie van individueel roosteren
in organisaties.

Iedereen breder inzetbaar

In hoeverre zijn mensen inzetbaar in verschillende functies? Zijn zij in staat om uiteenlopende taken uit te voeren? Het antwoord op deze vragen bepaalt voor een belangrijk deel de prestaties van alle werknemers, nu en in de toekomst. Dit staat echter haaks op hoe het werk in de praktijk nog vaak is georganiseerd – namelijk: werknemers die veelal dagelijks dezelfde taken uitoefenen en hieraan ook nog eens de nodige zekerheid verbinden.
De vraag wat een werknemer te bieden heeft, is sterk aan verandering onderhevig. Organisaties die stimuleren dat mensen nieuwe competenties ver­werven, waarborgen en verbeteren de productiviteit van hun werknemers. Een omgeving waarin op individuele basis wordt geroosterd, helpt hierbij. Omdat de bezetting dan per dienst van samenstelling wisselt, ontstaat er veel meer dynamiek. Dat geeft werknemers een stimulans om de juiste (of nieuwe) competenties te ontwikkelen. En vergroot hun werkzekerheid: een breder inzetbare werknemer heeft meer mogelijkheden.

Ruimer blikveld

Individueel roosteren geeft leidinggevenden een andere rol. Bij zelfroosteren maken werknemers keuzes en beslissingen die in het verleden tot het domein van de leidinggevende behoorden – bijvoorbeeld met betrekking tot het opvangen van verlof of pieken in het werk. Tegelijkertijd wordt het blikveld van de leidinggevende verbreed. Tijdens zijn aanwezigheid is hij namelijk niet meer omringd door steeds dezelfde werknemers. De wisselende bezetting per dienst vergroot de mogelijkheden van de leidinggevende om bij meerdere medewerkers te stimuleren dat ze bredere of nieuwe competenties ver­werven. Leidinggevenden kunnen dus meer bezig zijn met de ontwikkeling van werknemers. Daar is ook ruimte voor, aangezien een aantal beheersmatige activiteiten niet meer in hun portefeuille zitten. Bovendien intensiveren de onderlinge relaties op het werk, omdat werknemers op een andere manier worden betrokken bij het werkproces.

Meer flexibiliteit

Veel organisaties hebben behoefte aan flexibiliteit om concurrerend te blijven en beter te kunnen inspelen op de veranderende vraag van klanten.
Bij zelfroosteren worden de werktijden per definitie op korte termijn vast­gesteld. Dit biedt organisaties veel meer mogelijkheden om kortetermijn­ontwikkelingen adequaat op te kunnen vangen. Nu worden pieken en dalen veelal opgevangen door overwerk, de externe schil – of door het bekende hollen of stilstaan. Door de eigen formatie efficiënter in te zetten op de vraag, is het mogelijk veel kosten te besparen en neemt de wendbaarheid van de organisatie aanzienlijk toe.

Meer betrokkenheid

Voor afdelingen en organisaties van enige omvang is het ondoenlijk om de werktijden op de achterkant van een sigarendoos vorm te geven. Gespecialiseerde roostersoftware biedt soelaas. Dit biedt bovendien nieuwe kansen: zo kan software voor de nodige eenduidigheid in de toepassing van spelregels zorgen. En door communicatie via smartphones en tablets kan veel intensiever – zelfs dagelijks – contact tussen het bedrijf en de werknemer ontstaan. Zo groeien de mogelijkheden om de wensen over en weer op een bevredigende manier in te vullen. Dat vergroot de tevredenheid en het engagement van alle bij het individueel roosteren betrokken partijen.

 

Op 6 april organiseert AWVN in Nieuwegein voor de tweede keer de masterclass Flexibel organiseren met arbeidstijden. Het programma duurt de hele dag.

Programma

Blok 1: flexibiliteit en regelgeving

Mede aan de hand van de ingestuurde vraagstukken wordt de wet- en regelgeving behandeld die relevant is voor het flexibiliseren van de organisatie door middel van arbeidstijden. U krijgt het overzicht van de wet- en regelgeving mee als studiemateriaal.

Blok 2: duurzame inzetbaarheid en arbeidstijden

Tijdens de lunch gaat het om de invloed van arbeidstijden (met name die van zogeheten inconveniënte uren zoals ploegendiensten en consignatiediensten) op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Waar moet u rekening mee houden? Wat werkt wel en wat niet? Wat is de relatie met voeding?

Blok 3: flexibiliteit en salariëring

Het inkomen is belangrijk voor werkenden, en aanpassingen van de arbeidstijden kan consequenties hebben voor de toeslagen. Daardoor zijn gewenste veranderingen in de praktijk soms lastig te realiseren. Wat zijn de valkuilen en de kansen als u de arbeidstijden wilt aanpassen?

Kosten en aanmelden
De masterclass staat ook open voor niet-leden. Zij betalen 1.250 euro (p.p., excl. btw); AWVN-leden betalen 950 euro. In de prijs is een persoonlijk, schriftelijk advies inbegrepen. Meer informatie en aanmelden

Passende beloning

In een omgeving van ploegendiensten en onregelmatige diensten, zijn toeslagen belangrijk voor de motivatie voor werk­nemers. Bij individualisering van werk­tijden valt echter aan onderlinge verschillen niet te ontkomen, net zo min als aan de vervolgvraag wat een rechtvaardige beloning is. De praktijk leert dat het antwoord per organisatie anders is. Sommige werknemers hechten meer aan solidariteit en zekerheid, andere meer aan individualiteit en variabiliteit. Deze verschillende belangen bieden de kans om het bestaande systeem rond toeslagen te herijken. Zo kan het in plaats van een commodity (weer) een instrument worden dat de vraag naar arbeid faciliteert.

Peter Hagesteijn
Peter Hagesteijn

is adviseur arbeidstijdmanagement bij AWVN

Geplaatst op 28 maart 2017