Geld overhouden of juist bijbetalen

Individueel mobiliteitsbudget voor leaserijders bij FrieslandCampina

FrieslandCampina had onvoldoende grip op de kosten van de duizend leaseauto’s die het bedrijf heeft rondrijden. Bovendien wilde de zuivelgigant dat hun leaserijders bewustere – groenere en veiligere – keuzes gingen maken op het gebied van reizen. Het in afgelopen januari ingevoerde individuele mobiliteitsbudget moet hiervoor gaan zorgen. Een unieke regeling dankzij de financiële ‘incentives’.

Tekst
Marloes Hooimeijer

Draagvlak en instemming
Tussen juni en december 2015 werkte FrieslandCampina aan haar visie op mobiliteit en ontwikkelde het bedrijf het nieuwe mobiliteitsbeleid voor de leasepopulatie. Het HR-leadershipteam en de centrale ondernemingsraad (COR) waren, ook om het draagvlak te vergroten, betrokken bij het proces. In februari 2016 volgde een pilot met ongeveer 25 deelnemers, onder wie een COR-lid en tien leden van de top-70 van het bedrijf. Senior compensation & benefits specialist Arjen Juurlink: ‘Vooruitlopend op de nieuwe mobiliteitsregeling hebben we hybride auto’s toegestaan in de leaseregeling – lage bijtelling – onder de voorwaarde dat deze leaserijders zouden deelnemen aan de pilot. Zij zijn onze grootste ambassadeurs geworden.’ De pilot is maandelijks geëvalueerd en de resultaten daarvan zijn gedeeld met de pilotdeelnemers en de mobiliteitswerkgroep van de COR.
FrieslandCampina besprak van juni tot september 2016 het instemmingsverzoek in meerdere sessies met de COR. De struikelblokken waren privacy (in verband met de ritten­registratie) en de maximering van de privékilometers. ‘Maar door de koek te vergroten, ging de ondernemingsraad uiteindelijk akkoord. We hebben namelijk afgesproken dat ook werknemers zonder auto van de zaak kunnen profiteren van de inkoopkortingen die we hebben op tanken, reizen met het openbaar vervoer en de aanschaf van fietsen en ex-leaseauto’s. In de nabije toekomst willen we hier reparatie, onderhoud en banden aan toevoegen.’

De arbeidsmarkt van de BV Nederland is in beweging. Er ligt steeds meer focus op inzetbaarheid en eigen verantwoordelijkheid van werknemers’, aldus Jan Willem Menkveld, director reward NL bij FrieslandCampina. ‘Die omslag staat ook centraal in de sociale agenda die wij met de centrale ondernemingsraad hebben opgesteld voor ons arbeidsvoorwaarden- en arbeidsverhoudingenbeleid van de toekomst. Met persoonlijke keuzebudgetten stimuleer je werknemers om die eigen verantwoordelijkheid daadwerkelijk te nemen en bewuste keuzes te maken.’
Een eerste stap in deze richting is het in januari ingevoerde integrale mobiliteitsbeleid voor leaserijders. Alle leaserijders die toe zijn aan vervanging van hun auto van de zaak, krijgen voortaan een individueel mobiliteitsbudget in plaats van hun traditionele, ontzorgende lease­regeling. ‘Uniek aan deze regeling zijn de financiële incentives die erin zitten om groener en veiliger te reizen en rijden’, zegt Arjen Juurlink, senior compensation & benefits specialist. ‘De hoogte van het individuele mobiliteitsbudget wordt bepaald door zowel de leaseklasse als het aantal kilometers dat de werknemers rijden. Van FrieslandCampina krijgen ze een budget om 12.000 privékilometers per jaar te rijden. Rijden ze minder, dan houden ze geld over. Rijden ze meer, dan gaat dat ten koste van hun mobiliteitsbudget. Ze kunnen ook geld van hun budget overhouden door te kiezen voor een kleinere leaseauto, meer met het openbaar vervoer te reizen, zuiniger te rijden, vaker te carpoolen, vanuit huis te werken of te tanken bij goedkope tankstations of stations waarmee wij kortingsafspraken hebben. In een online portal kunnen ze zien hoe het budget ervoor staat en aan het eind van het jaar vindt de verrekening met het salaris plaats. Dan houden ze dus geld over of moeten ze bijbetalen.’

Kostenbeheersing

Behalve voor bewustwording en groener en veiliger reizen en rijden, moet de nieuwe regeling zorgen voor kostenbeheersing. Juurlink: ‘In de oude regeling hadden we onvoldoende grip op de kosten. Het was te veel vrijheid blijheid. Zo was er onvoldoende stimulans om in het dorp te tanken in plaats van bij het dure tankstation langs de snelweg.’
Al in de aanloop naar de nieuwe regeling heeft het zuivelbedrijf een structurele besparing van 15 procent weten te realiseren op de uitgaven aan leaseauto’s. Onder meer door de brandstof slimmer in te kopen en het aantal merken en het toegestane aantal privékilometers (naar 12.000 kilometer per jaar dus) te beperken. Maar ook door striktere toepassing van de criteria voor het toekennen van functionele leaseauto’s. ‘Leaserijders moeten het half jaar voor vervanging hun zakelijke ritten registreren, zodat we kunnen vaststellen of ze daadwerkelijk ten minste 20.000 kilometer zakelijk rijden. Dat blijkt niet bij iedereen het geval, waardoor sommigen hun recht op een leaseauto kwijtraken.’

Wennen

Eind februari was het eerste individuele mobiliteitsbudget een feit. Met een bestand van duizend leaseauto’s en vervanging om de vier jaar, volgen er dit jaar nog zo’n 250 mobiliteitsbudgetten. ‘Met zo’n ingrijpende regeling is het noodzaak voldoende aandacht aan de communicatie te besteden. Het is wel de auto waar je aan komt – een heel gevoelig onderwerp’, benadrukt Menkveld. In eerste instantie stonden de medewerkers niet te springen bij het idee van een rittenregistratiesysteem in hun auto. Ze hadden er een big-brothergevoel bij. ‘Maar tijdens de pilot vorig jaar ebde dat gevoel snel weg. Na twee maanden viel er geen onvertogen woord meer over. Ook moesten ze even wennen aan het terugbrengen van het aantal privékilometers. Gemiddeld rijden onze leaserijders 10.000 privékilometers, maar er zijn er ook die meer privé rijden en dat dus in hun portemonnee kunnen gaan voelen.’

Is uw leasereglement marktconform?
Elk jaar voert AWVN vergelijkend onderzoek uit naar leaseregelingen in het bedrijfsleven: de AWVN-benchmark leaseauto’s. De laatste versie is van november 2016.
Het onderzoek is gebaseerd op actuele leasereglementen van ruim 140 bedrijven. Ondernemingen die verschillend zijn van omvang, actief zijn in verschillende economische sectoren en die geadviseerd worden door verschillende leasemaatschappijen. De benchmark geeft hiermee een representatief beeld van de gemiddelde leaseregeling, en daarmee antwoord op de vraag of de leaseregeling die in uw organisatie van kracht is, marktconform is. In het onderzoek is het beleid inzake leaseauto’s geanalyseerd, waarbij gekeken is naar onder meer:
• toekenningscriteria
• normering, waaronder contractduur, jaarkilometrage, eigen bijdrage privégebruik
• bedrijfsspecifieke niveau­vergelijking van de eigen normleasebedragen
• keuzevrijheden, waaronder normoverschrijding, brandstofkeuze en milieumaatregelen
• privégebruik, waaronder brandstofkosten buitenland en bijdrage bij bovenmatig privégebruik
• beleid ten aanzien van parttimers
• beëindiging, waaronder vervangingsmoment van de leaseauto, arbeidsongeschiktheid
• eigen risico, winterbanden en rijvaardigheidstraining.
De belangrijkste bevindingen en conclusies zijn in het rapport aan de hand van samenvattende tabellen en grafieken weer­gegeven.

De AWVN-benchmark leaseauto’s kost 975 euro voor leden; niet-leden betalen 1.250 euro. Meer informatie en bestellingen: neem contact op met beloningsadviseur Eric van Veldhuizen, veldhuizen@awvn.nl.

Mobiliteitscoach

De verantwoordelijkheid voor het mobiliteitsbeleid ligt bij de afdeling Compensation & benefits, maar de uitvoering is volledig uitbesteed aan een externe partij: mobiliteitsplatform Shuttel. Menkveld: ‘Werknemers bellen met al hun vragen op het gebied van mobiliteit met Shuttel. Bij vervanging van de leaseauto overlegt een mobiliteitscoach met de werknemer over de te maken keuzes en de consequenties daarvan. Zodat die zich ervan bewust is dat hij bijvoorbeeld ook voor een Golf in plaats van een Passat kan kiezen en wat hij dan overhoudt in zijn budget. Van Shuttel verwachten we een proactieve, verrassende bijdrage aan het succes van de mobiliteitsregeling, met een hoge klanttevredenheid. Onze werknemers zijn hierbij onze klanten.’
Om de bewustwording op het gebied van veiliger en duurzamer rijden te stimuleren, biedt FrieslandCampina overigens al een paar jaar periodieke rijvaardigheidstrainingen en e-learnings aan. ‘We verwachten van leaserijders dat ze een rijvaardigheidstraining volgen op het moment dat hun leaseauto wordt vervangen. Doorgaans reageren ze daar positief op. Ze zitten immers veel op de weg en zien het nut ervan in’, aldus Juurlink.

Goede communicatie is noodzakelijk: het is de auto waar je aan komt. Een gevoelig onderwerp

Niet-leaserijders

Ook voor niet-leaserijders volgt er een nieuwe mobiliteitsregeling, die naar verwachting op 1 oktober wordt ingevoerd. Juurlink: ‘Die regeling zijn we nu aan het uitwerken. Als reizen al noodzakelijk is, dan is openbaar vervoer de eerste optie. Mocht dit niet mogelijk zijn – het openbaar vervoer is niet beschikbaar of weinig doelmatig – dan bieden we Greenwheels aan. We hebben ruim 25 locaties in Nederland. Op de ene kunnen medewerkers gebruikmaken van de publiek beschikbare auto’s van Greenwheels op bijvoorbeeld stations; op de andere zorgen we voor Greenwheelsauto’s on site.’ Een derde mogelijkheid is een deelautoconcept op basis van eigen leaseauto’s. ‘Leaseauto’s die zo ongeveer de hele dag stilstaan op de parkeerplaats, rusten we uit met Greenwheelstechniek. Deze auto’s kunnen worden gebruikt door werknemers zonder auto van de zaak. Om te stimuleren dat leaserijders hun auto beschikbaar stellen, willen we ze belonen met een eigen parkeerplaats of financieel tegemoetkomen door hun budget te verhogen.’

Non-mobiliteit

Menkveld onderstreept dat de mobiliteitsregeling ‘marktconform moet zijn en blijven’. Modernisering van mobiliteits­beleid is een actueel thema, zo bewijst ook de belangstelling die andere bedrijven hebben voor de regeling van FrieslandCampina. ‘Ze willen weten hoe we hiertoe zijn gekomen en wat we precies doen. We leggen uit dat we de leaseauto niet als asset zien, maar dat mobiliteit het uitgangspunt is. Het begint met de vraag: ‘Waar en wanneer werk ik?’ Daarvoor is het nodig om werknemers de ruimte te geven hun werkprogramma in overleg met hun leidinggevende in te vullen. Een randvoorwaarde is dat er voldoende technische hulpmiddelen als Business Skype en Webex beschikbaar zijn om met elkaar in contact te blijven. Uiteindelijk is non-mobiliteit de meest groene en veilige vorm van mobiliteit. In die richting zal het in de toekomst dan ook gaan.’

Geplaatst op 28 maart 2017